Din 2010 vând produse de igienă și menaj către companii și am vorbit cu mii de antreprenori, administratori și responsabili de achiziții. Am văzut ce funcționează, ce nu și unde se pierd, de fapt, banii. În acest articol îți împărtășesc cele mai frecvente greșeli pe care le întâlnesc și cum le poți evita, ca să ai o aprovizionare mai simplă, mai eficientă și mai predictibilă.
Irina Zamfir
Fondator HTD Shop
1. Compari prețul pe produs, nu costul real de utilizare
Două role de prosop de hârtie pot avea prețuri diferite, dar comparația nu spune mare lucru dacă nu verifici și:
- lungimea rolei;
- numărul de foi;
- dimensiunea foii;
- numărul de straturi;
- gradul de absorbție.
La fel se întâmplă cu detergenții.
Un detergent de 50 lei folosit în concentrație de 1% poate fi mai economic decât unul de 35 lei care necesită o concentrație de 3%.
Întrebarea bună nu este „Cât costă bidonul?”, ci „Cât mă costă o utilizare?”
Este una dintre cele mai simple metode prin care o firmă poate reduce costurile cu produsele de curățenie și consumabilele fără să reducă neapărat calitatea.
2. Cumperi „ce am luat și data trecută”
Este probabil cea mai frecventă situație.
O firmă folosește același sac menajer, aceeași hârtie sau același detergent de ani de zile pentru că nimeni nu a mai analizat produsul.
Între timp:
prețurile s-au schimbat, au apărut produse noi, necesarul companiei s-a schimbat sau există alternative mai eficiente.
Un exemplu simplu: un sac foarte gros folosit într-un coș cu deșeuri ușoare poate însemna pur și simplu bani aruncați.
Nu orice produs trebuie înlocuit cu unul mai ieftin. Dar fiecare produs ar trebui să aibă un motiv pentru care se află pe lista de aprovizionare.
3. Ai prea mulți furnizori pentru lucruri care ar putea veni din același loc
Un furnizor pentru hârtie.
Altul pentru detergenți.
Altul pentru saci menajeri.
Altul pentru pahare.
Altul pentru consumabile de protocol.
Pe hârtie, poate că ai economisit câțiva lei alegând cel mai mic preț pentru fiecare produs.
Operațional însă ai:
mai multe comenzi, mai multe facturi, mai multe recepții, mai multe plăți, mai multe livrări și mai mult timp petrecut de cineva din firmă pentru aprovizionare.
Acesta este un cost real, chiar dacă nu apare pe factura furnizorului.
De aceea, în achizițiile B2B merită analizat și costul administrativ al aprovizionării, nu doar prețul produsului.
4. Cumperi cantități mari doar pentru că „iese mai ieftin”
Prețul pe bucată scade și tentația este evidentă.
Dar un bax mai ieftin nu este automat o economie dacă produsul stă 10 luni într-un depozit.
Stocul înseamnă bani blocați.
În plus, apar alte riscuri: deteriorare, pierdere, produse uitate în depozit sau schimbarea nevoilor companiei înainte ca stocul să fie consumat.
Pentru produsele cu rulaj constant, stocul este necesar.
Pentru restul, întrebarea ar trebui să fie:
„Cât consumăm realist până la următoarea comandă?”
Nu „Cât de mult pot cumpăra ca să primesc cel mai mic preț?”.
5. Nu urmărești consumul
Dacă luna trecută ai comandat 10 baxuri și luna aceasta comanzi tot 10, nu înseamnă neapărat că acesta este consumul normal.
Uneori consumul crește pentru că:
dozarea este greșită, dispenserul eliberează prea mult produs, angajații folosesc un consumabil nepotrivit sau pur și simplu nimeni nu urmărește ce se întâmplă.
Un exercițiu foarte simplu pentru orice companie:
compară ultimele 3-6 luni de achiziții cu numărul de angajați, clienți, camere, mese, metri pătrați sau volumul de activitate.
Dacă activitatea a rămas aproximativ aceeași, dar consumul unui produs a crescut cu 30%, merită verificat de ce.
Nu este nevoie de un sistem sofisticat. Uneori un Excel bine făcut scoate la suprafață pierderi surprinzătoare.
6. Alegi produsul fără să iei în calcul unde va fi folosit
„Avem nevoie de saci de 120 litri.”
Pare suficient.
Dar nu este.
Ce tip de coș aveți? Ce deșeuri intră în el? Cât cântăresc? Sacul este schimbat plin sau pe jumătate? Aveți nevoie de grosime mare sau doar de volum?
Același lucru este valabil pentru mopuri, hârtie, detergenți sau dispensere.
Un restaurant, o clinică, o fabrică și un birou pot cumpăra aparent aceeași categorie de produs, dar necesarul lor real este complet diferit.
De aceea, în aprovizionarea profesională, specificația produsului este mai importantă decât denumirea lui.
„Prosop hârtie”, „sac menajer” sau „detergent pardoseli” sunt categorii. Nu sunt încă soluții.
7. Cauți mereu cel mai mic preț
Sună contraintuitiv din partea unui furnizor, dar cel mai ieftin produs nu este obligatoriu nici bun, nici rău.
Problema apare când prețul devine singurul criteriu de achiziție.
Un produs puțin mai scump poate însemna:
consum mai mic, mai puține înlocuiri, mai puține reclamații, dozare mai bună sau mai puțin timp de lucru.
În același timp, există și produse pentru care varianta premium nu aduce absolut niciun beneficiu companiei tale.
Aici apare adevărata optimizare:
să plătești mai mult acolo unde merită și mai puțin acolo unde diferența nu îți aduce nimic.
Cum poți verifica rapid dacă firma ta cumpără eficient?
Ia comenzile de consumabile din ultimele trei luni și analizează primele 10 produse după valoarea totală cumpărată.
Pentru fiecare dintre ele întreabă:
Cât consumăm? De ce folosim exact produsul acesta? Există o variantă cu un cost per utilizare mai bun? Avem nevoie de specificația actuală? Putem centraliza achiziția?
Nu este nevoie să schimbi 100 de produse.
Uneori, optimizarea a 5-10 poziții cu rulaj mare produce mai multă economie decât negocierea câtorva procente pe întreaga listă.
Nu trebuie să cumperi mai ieftin. Trebuie să cumperi mai bine.
La HTD lucrăm cu firme din domenii foarte diferite și exact asta încercăm să facem atunci când analizăm o listă de consumabile: să înțelegem ce se consumă, unde se consumă și dacă produsul ales are sens pentru utilizarea respectivă.
De la produse de igienă și menaj, hârtie, saci menajeri și detergenți profesionali până la consumabile necesare zilnic într-o companie, obiectivul nu ar trebui să fie doar un preț bun.
Ar trebui să fie o aprovizionare mai simplă și un cost real mai bun.
Ai o listă de produse pe care firma ta le cumpără constant? Trimite-ne-o. O analizăm și îți spunem unde vedem loc de optimizare.